Kompetencematrix: sådan laver du en, teamet faktisk bruger

Hvad er en kompetencematrix?

Medarbejderne på den ene led, kompetencerne på den anden og et niveau i hvert felt. Mere er der ikke i formatet, og det er brugt fra produktionshallen til udviklingsteams i årtier, fordi det svarer på de spørgsmål, en leder stiller hver uge: Hvem kan tage den her opgave? Hvem kan lære det fra sig? Og hvad mangler vi, når hun er på ferie?

En god kompetencematrix viser også det, folk gerne vil lære. Et ønske om at lære noget ved siden af en kollega, der kan det, er en sparringsrelation, der ligger lige for – og det er dér, kompetenceudvikling i et team begynder.

Kompetencematrix, kompetenceskema eller kompetenceoversigt?

Det er det samme skema med forskellige navne. Nogle kalder det et kompetenceskema eller en kompetenceoversigt, på engelsk hedder det en skills matrix, og i produktionen kaldes det ofte en træningsmatrix. Uanset navnet er det en oversigt over, hvad hver person på teamet kan i dag.

Nogle virksomheder bruger ordet kompetencematrix om noget lidt andet: de niveauer, hver rolle forventes at nå. Det er to sider af samme skema – du kan sætte en kolonne med det forventede niveau ved siden af og se forskellen. Forskellen er forklaret i guiden competency matrix vs. skills matrix (på engelsk).

Fem kompetenceniveauer

Vurdér det, man kan se personen gøre i dag – ikke titlen eller antallet af år i jobbet. Hvert niveau er beskrevet ved noget, du kan observere, så to kolleger vurderer på samme måde:

0 Ingen

Har ikke prøvet det endnu.

1 Begynder

Gør det med vejledning eller en tjekliste.

2 Kompetent

Gør det selv i det daglige arbejde.

3 Kyndig

Klarer de usædvanlige tilfælde; andre trækker på dem.

4 Ekspert

Sætter standarden og lærer det fra sig.

Navnene følger Dreyfus-modellen for, hvordan man bliver bedre til en færdighed; beskrivelserne følger ILUO-matricen, som produktionen har brugt til at planlægge oplæring i årtier. Det øverste niveau betyder, at personen kan lære det fra sig – en kompetence uden en ekspert på teamet er værd at vide om. Mere om skalaen i guiden om proficiency levels (på engelsk).

Sådan laver du en kompetencematrix

1. Vælg kompetencerne sammen med teamet. Spørg: Hvad kræver arbejdet i dette og næste kvartal? Hvad ville gøre ondt, hvis den ene, der kan det, var væk i en måned? Og hvad vil folk gerne lære? 15–25 rækker er nok.
2. Vurdér på skalaen, ikke efter mavefornemmelse. De samme fem niveauer i hvert felt, så et tal betyder det samme for alle.
3. Lad feltet stå tomt for det, man gerne vil lære. Et tomt felt er et udviklingsmål, og det er lige så nyttigt at se som en vurdering.
4. Udfyld den sammen. Vurderinger, man giver sig selv alene, glider; vurderinger foran kolleger, der har set arbejdet, gør ikke. En Market of Skills-session klarer det på omkring en time.
5. Læs den for de tre huller. En kompetence, ingen dækker. En kompetence, kun én person dækker. Og en kompetence, ingen kan lære fra sig. Det er kernen i en kompetenceanalyse.
6. Hold den ved lige. Opdatér den hvert kvartal, eller når teamet ændrer sig. En kompetencematrix, der er et år gammel, viser et team, der ikke findes mere.

Kompetencematrix skabelon

En gratis Excel-fil, der også kan åbnes i Google Sheets og Numbers: kompetencerne ned ad siden, medarbejderne hen over toppen, hvert niveau farvekodet, skalaen forklaret på et ark for sig og et par eksempelrækker, du erstatter med teamets egne. Der er ti tomme rækker klar til resten.

Har du et udviklings-, HR-, produkt- eller supportteam? Der er skabeloner til de enkelte teams på engelsk, med de kompetencer, den slags teams typisk starter med.

Fra kompetencematrix til kompetenceudvikling

Matrixen viser, hvor teamet står. Udviklingsplanen siger, hvad I gør ved det. Læst ned ad én persons kolonne bliver matrixen til en individuel udviklingsplan: hvad personen er stærkest i, hvad vedkommende gerne vil lære, og hvem på teamet der kan hjælpe – et godt udgangspunkt for MUS-samtalen. Læst hen ad rækkerne bliver den til teamets plan: hvilke huller der skal lukkes først, og om det kræver oplæring, sparring eller en ny kollega.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er forskellen på en kompetencematrix og en kompetenceprofil?

En kompetenceprofil beskriver én person eller én rolle: hvilke kompetencer, på hvilket niveau. En kompetencematrix lægger profilerne ved siden af hinanden for hele teamet, så du kan se, hvor teamet er stærkt, hvor det er sårbart, og hvem der kan lære fra sig til hvem.

Hvor mange kompetencer skal en kompetencematrix have?

For ét team er 15–25 rækker nok. Flere end det, og matrixen bliver ikke læst. Start med det, arbejdet kræver i dette og næste kvartal, det, der ville gøre ondt, hvis den ene person, der kan det, var væk i en måned, og det, folk gerne vil lære.

Hvem skal udfylde kompetencematrixen?

Medarbejderne selv, helst sammen. Vurderinger, man giver sig selv alene, glider; vurderinger, man giver foran kolleger, der har set arbejdet, gør ikke. Lederen udfylder den ikke for teamet – så bliver det en bedømmelse, og så holder folk op med at være ærlige.

Kan jeg bruge kompetencematrixen til MUS-samtaler?

Ja. Personens kolonne i matrixen er et godt udgangspunkt for en MUS-samtale: hvad personen er stærkest i, hvad vedkommende gerne vil lære, og hvem på teamet der kan hjælpe. Det, I aftaler, bliver til en udviklingsplan, og næste runde i matrixen viser, om den virkede.

Er skabelonen gratis?

Ja. Kompetencematrix-skabelonen er en gratis Excel-fil, der også kan åbnes i Google Sheets og Numbers, med de fem kompetenceniveauer farvekodet og forklaret på et ark for sig. Du behøver ikke oprette en konto for at hente den.